Sécurité et Loi 25
Vos dossiers restent au Canada, modèles compris.
Stocker au Canada ne suffit pas : si la transcription ou la rédaction se fait ailleurs, les renseignements de vos clients traversent la frontière. Chez Echo, chaque étape qui touche un dossier se déroule au Canada.
Où
Chaque étape, et où elle se déroule.
Hébergement, base de données, enregistrements
Amazon Web Services
Région ca-central-1, Montréal
Transcription, voix séparées
Azure Speech (Microsoft)
Région Canada Est, Québec
Rédaction des livrables
GPT-4o sur Azure OpenAI (Microsoft)
Région Canada Est, Québec · déploiement régional, sans routage vers une autre région
Un garde-fou dans le code
L’application refuse de démarrer si l’une de ces ressources est configurée hors du Canada. Une région par défaut mal choisie ne peut pas faire sortir vos données en silence.Ce que nous affirmons, et rien de plus
Vos données sont traitées et stockées au Canada. Amazon et Microsoft restent des entreprises américaines : c’est de la résidence des données, et nous ne prétendons pas davantage.Deux sous-traitants traitent hors du Canada des renseignements de compte, jamais le contenu d’un dossier : Stripe pour le paiement (nom du cabinet, courriel de l’admin, nombre de sièges) et SendGrid pour les courriels du service. Azure OpenAI conserve les requêtes au plus 30 jours, au Canada, pour la détection des abus, tant que l’exemption demandée à Microsoft n’est pas accordée. Le registre complet est dans la politique de confidentialité.
Aucun entraînement
Vos dossiers ne nourrissent aucun modèle.
Ni vos données ni celles de vos clients ne servent à entraîner un modèle d’intelligence artificielle, chez nous ou chez nos sous-traitants. Aucune vente de renseignements, aucun profilage publicitaire.
Conservation
Trois durées, réglées par le cabinet.
L’enregistrement, la transcription et le livrable ont chacun leur durée de conservation, que l’admin règle pour le cabinet. Chaque suppression est consignée au journal.
- Enregistrement audio
- Par défaut : supprimé dès les livrables produits
- Transcription
- Par défaut : 30 jours
- Livrables
- Par défaut : conservés, puisqu’ils forment le dossier du professionnel
Consentement
Recueilli avant le premier son, conservé comme preuve.
Avant d’enregistrer, le professionnel lit une mention au client et atteste son accord dans l’application.
- Le texte présenté, la date, l’heure et le professionnel sont consignés au journal.
- Si le client refuse, le professionnel passe en dictée seule, sans l’enregistrer.
- Si le client se rétracte, la séance se supprime, et la suppression est tracée.
Accès
Qui entre, et ce qui en reste.
Double authentification
Application d’authentification ou code par courriel, codes de secours, appareil de confiance. Exigible par l’admin pour tout le cabinet.
Cloisonnement en base
L’isolement entre cabinets est appliqué par la base de données elle-même. L’application s’y connecte avec un rôle sans privilège, qui ne peut pas le contourner.
Journal en ajout seul
Une entrée du journal d’audit ne se modifie ni ne s’efface, pas même par l’application. Le journal consigne les accès, jamais le contenu des dossiers.
Connexions chiffrées
Tous les échanges passent par HTTPS. Les tentatives de connexion sont limitées en débit, et l’adresse courriel est vérifiée avant tout accès.
Trousse ÉFVP
Votre évaluation Loi 25, préparée avec le produit.
L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée incombe au cabinet, pas au fournisseur. Beaucoup la reportent faute de temps. La trousse, dans l’espace conformité de l’admin, la prépare à partir de la configuration réelle du cabinet.
Registre des sous-traitants
Nommés, avec les données traitées et le lieu.
Conservation en vigueur
Les durées réellement réglées pour le cabinet.
Clause de consentement
Le texte lu au client avant l’enregistrement.
ÉFVP préremplie
À compléter et à signer par le cabinet. Imprimable.
Des questions de votre responsable de la conformité ?
Écrivez-nous : nous répondons avec le registre, la trousse et le fonctionnement réel, pas une brochure.